Palkanlaskennan ajatellaan usein olevan sitä, että maksetaan työntekijöille ennakonpidätyksellä ja lakisääteisillä kuluilla vähennetty palkka pankkitileille palkkapäivänä. Kyseessä on kuitenkin huomattavasti laajemman asiakokonaisuuden hallinta, johon sisältyy ainakin työaikakirjanpito ja lomakirjanpito. Lisäksi on huomioitava, että palkkatietojen käsittely edellyttää henkilötietolain mukaista huolelllisuutta ja varovaisuutta.
Hyvinkin yksinkertainen palkanlaskentajärjestelmä toimii yleensä mainiosti, kunnes pitää tehdä työntekijän kela- tai sairausvakuutushakemuksia. Kun vanhojen tuntilistojen perusteella laskee takautuvasti muutaman kuukauden ajalta henkilön palkan määrätyltä ajanjaksolta, se on hyvin työlästä. Puhumattakaan, jos palkkaan sisältyy erilaisia lisiä, bonuksia sekä sairaus- ja loma-ajan palkkaa.
Lomakirjanpidon tekee haastavaksi se, kun työntekijä ei pidä koko lomaansa silloin kun se kuuluisi pitää. Työntekijöillä voi olla kertyneitä lomia useammalta lomavuodelta, joita maksetaan ulos vanhimmasta päästä alkaen. Työntekijäkohtaiset lomakertymät ja loma-ajan päiväpalkat pitää olla kirjattu ylös kultakin lomavuodelta niin, että lomat voidaan maksaa työntekijälle oikein.
Myös sairaus- tai äitiysloma-ajalta kertyvä palkka ja lomakertymä ovat osa palkkakirjanpitoa. Samoin kuin TESsien mukaiset tehtyjen työtuntien mukaan kertyvät vuosivapaa- yms palkanlisät.
Edellä mainitut tilanteet ovat palkkakirjanpitoa, jota jokaisen yrityksen täytyy ylläpitää henkilöstöstään. Kesällä 2018 päätimme Profitaksessa luopua asiakkaille laadituista monimutkaisista palkanlaskennan excel-taulukoista ja siirsimme palkat kotimaiseen Mepco-palkkaohjelmaan. Nyt meillä on edellä kuvatut palkalaskennan haasteelliset tilanteet koko ajan hallinnassa ja voimme keskittyä asiakkaiden palkanlaskennasta saatavan tiedon käsittelyyn mm. yrityksen katelaskennassa.